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Die Modulauswahl ist die zentrale Schaltstelle der Titeldatenbank. Hier werden die Vorgaben für alle Module gespeichert und die Aktualität der Versionen überwacht. Ohne Zutun des Nutzers wird beim Aufruf eines Moduls die Versionsnummer überprüft. Liegt auf dem Server eine neuere Version bereit, wird diese heruntergeladen und dann das Modul gestartet.
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Die Dateipfade zu den Front- und Backend-Datenbanken werden unter 'Optionen' eingestellt. Die Auswahl erfolgt mit dem üblichen Windows-'Datei öffnen'-Dialog.
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Zum Schutz der Datenbank wird auf eine Access-Arbeitsgruppendatei zugegriffen. Die Bedienung erfolgt jedoch nicht über die Access-Benutzerverwaltung, sondern ist in die Modulauswahl integriert.
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Alle Titelinformationen werden in thematisch zusammengefassten Formularen bearbeitet. Dabei sorgt die Benutzerverwaltung dafür, dass nur die Datensätze bearbeitet werden können, für die der angemeldete Nutzer berechtigt ist. Außerdem sind einige Felder nur für Benutzer mit Administrationsrechten bearbeitbar. Diese Nutzer legen auch die Werte fest, die in den Kombinationsfeldern als Auswahl zur Verfügung stehen.
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Da die Access-Suchfunktionen nicht sehr komfortabel sind, ist eine eigene Suche programmiert, die dem Nutzer z.B. das Finden eines Autors und der von ihm geschriebenen Bücher sehr einfach macht.
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In den verschiedensten Berichten werden die in der Titeldatenbank enthaltenen Daten ausgewertet. Ein Auswahlformular schränkt die Daten nach organisatorischen und zeitlichen Kriterien ein.
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Die Verfolgung von änderungen erfolgt automatisch nach der Bearbeitung eines Datensatzes. Alle für die Produktion relevanten Veränderungen werden protokolliert und können für jeden Titel ausgedruckt oder als Datei exportiert werden. Es liegt so für jeden Titel eine lückenlose Dokumentation der Entwicklung vor.
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Wichtigste Funktion der Module Herstellung und Redaktion ist die Erstellung, Verwaltung und überwachung von Zeitplänen. Nach definierten Regeln werden auf Basis der technischen Daten eines Buches die zur Herstellung benötigten Zeiten berechnet. Aus einem vorgegebenen Termin ergeben sich die übrigen Termine, die automatisch berechnet und eingetragen werden.
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Im Kapazitätsplan wird mit farbig markierten Zeitstrecken der Herstellungsprozess jedes Titels dargestellt. Daraus ergibt sich für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Auslastung, die pro Kalenderwoche in Prozent ausgerechnet wird. So kann frühzeitig eine über- oder Unterlastung festgestellt und die Zeitplanung entsprechend angepaßt werden.
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Für jeden Termin im Herstellungsprozess gibt es einen ursprünglich geplanten, einen zuletzt geplanten und einen tatsächlichen erreichten Termin, die in verschiedenen Berichten zusammengestellt sind. So können Planungen überprüft und die Vorgaben für zukünftige Planungen angepasst werden.
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